Företagande

Firma eller handelsbolag? Kommanditbolag, aktiebolag eller ekonomisk förening? Ja, det är en av alla de saker du måste ta ställning till när du startar eget. Men oavsett vilken bolagsform du väljer så behöver du sannolikt också ett affärssystem.

Vad är affärssystem?

Affärssystem kallas också ERP - Enterprise Resource Planning. Det har till uppgift att koppla ihop olika program och funktioner för att hantera ekonomi, administration och affärsinformation. Men det viktigaste är inte att prestera statistik och olika mätvärden, det är att du ska få den information du behöver för att kunna utveckla ditt företag.

Hur väljer jag rätt affärssystem?

Om du är småföretagare: starta med dig själv, inte affärssystemet. Hur omfattande är din verksamhet och vilken information behöver du för att fatta rätt beslut? Gör en lista där du specificerar vilka funktioner som måste finnas och vilka som kan vara bra, men inte nödvändiga. En hel del leverantörer har flera versioner av sina system och du ska inte betala för en produkt som har mer funktioner än du har behov av. När du förhandlar med leverantörer gå hela tiden tillbaka till din lista och jämför så att det affärssystem du utvärderar innehåller alla funktioner du behöver.

Bokföring/ekonomi

Många företag väljer att lägga ut bokföringen på en redovisningsbyrå för att få mer tid att ägna åt företagets kärnverksamhet. Däremot kan du såklart spara pengar genom att själv sköta bokföring och ekonomi, dessutom får du en helt annan inblick i hur ditt företag mår och fungerar. Ett alternativ är en mellanväg: att själv sköta den dagliga bokföringen, men att ta hjälp med årsbokslutet.

Se upp för begränsningar

Det finns inga system som klarar av allt, men kontrollera så att det inte finns begränsningar som kan ge dig allvarliga problem, t ex antal transaktioner och verifikat eller tillgängligt utrymme i databasen.

Support- och underhållsavtal

Vilket du system än väljer så kommer du en dag plötsligt sitta med ett problem du inte kan lösa, ett problem som säkerligen kommer att kosta både tid och pengar. Då behöver du snabbt få hjälp från din leverantör, vilket ett bra support- och underhållsavtal ska garantera.

Hur importerar jag befintlig, äldre data?

Om du har ett relativt nytt affärssystem som ska bytas ut så bygger det antagligen på standarder som SIE och kan flyttas över utan större problem. Använder du däremot ett äldre program bör du noga undersöka om det är möjligt att flytta över data och vilken kostnad det innebär.

Vad kostar affärssystemet egentligen?

Prislistorna är bara halva sanningen. Vad blir totalkostnaden för inköp, installation och underhåll av ditt affärssystem? Ingår utbildning och vad kostar de skräddarsydda funktionerna? Inköpet är troligen också inledningen på en lång relation med leverantörsföretaget: känns det seriöst och kommer leverantören finnas kvar om några år?

Utbildning

Det här är en mycket viktig del i ditt köp. Ett nytt affärssystem är inget du lär dig på en dag, så kontrollera vilken utbildning som ingår för att lära dig först hur det fungerar och sedan få maximalt ut av det i framtiden.