Effektivisera med ärendehantering

Pappersarbete och byråkrati kan snabbt bli enormt tidskrävande i ett växande företag. I denna artikeln tänker vi gå igenom några av effektivitetsfördelarna man kan få av att börja använda sig av ett ärendehanteringssystem. 

Dokumenthantering

En viktig del av ärendehantering är att även ha koll på dokument som är relaterade till ärendet. Dessa dokument kan sedan konverteras till olika format samt delas på olika sätt till dina medarbetare. 

En annan bra funktion för dokumenthanteringen är versionshantering. Med hjälp av detta kan du lagra många olika versioner av dokumentet. Detta kan vara bra för att få en uppfattning om hur till exempel ett avtal har utvecklats under olika förhandlingsrundor. 

Val av plattform

Tack vare internet så är det enkelt att idag köpa mjukvara eller molntjänster från var som helst i världen. Det finns dock ett gäng stora fördelar med att välja ett system utvecklat för den svenska marknaden. Förutom stöd för det svenska språket i själva applikationen så är den andra stora fördelen att man har tillgång till support på svenska. Som tur var finns det svenska alternativ när man är ute efter lösningar för ärendehantering. Microdata har levererat lösningar till bland annat pfizer, riksbyggen och nordea. 

Rent tekniskt finns det även fördelar med att använda molnmjukvara som drivs i Sverige. Att servrarna är fysiskt nära förbättrar svarstiden och gör att applikationen upplevs som snabbare. 

Ärendehantering och workflow

Grunden i ett ärendehanteringssystem är fortfarande möjligheten att hantera ärenden samt styra processen för hur det skall genomföras. 

Systemen ställs in för att hantera den typ av ärenden ni är intresserade av från de källorna intresserade av att ta emot ärenden ifrån. Ärenden kan till exempel startas från e-post som kommer in eller inskick via formulär på er hemsida. Detta tilldelas sedan rätt person inom företaget sm får i uppgift att agera på ärendet. Detta gör att frågorna snabbare hittar till rätt person och minskar med det den manuella hanteringen.