Planera en konferens

Att planera en konferens kräver tid och efterforskning. Gör man förhastade beslut riskerar man alltid att få allt annat än önskvärda resultat. Men börjar man planera i god tid och verkligen ta sig tiden att kolla upp alternativ kommer detta också reflekteras i den slutgiltiga upplevelsen.

Att välja rätt plats att hålla sin konferens kan vara en utmaning. Den praktiska aspekten är en bra plats att börja med. Tänk på hur många som kommer att delta och logistiken för alla att resa. Ju fler som är inblandade desto mer arbete behövs. Det kan då exempelvis vara en bra idé att titta på mer lokala alternativ för att underlätta logistiken. Ett företag beläget i exempelvis Ångermanland kan då vilja titta på möjlighet att förslagsvis leta konferens i Övik, som är en centralt belägen stad i landskapet. Större grupper ställer dock högre krav även på lokalen. Alla måste kunna få plats och deltagare måste kunna se och höra allt som händer för att följa med i utvecklingen.

När man har koll på sina praktiska krav vad gäller själva anläggningen är det dags att börja tänka på vilka typer av aktiviteter man kan tänkas vilja inkludera i konferensen. Om inga speciella aktiviteter var uttänkta redan innan går det alltid bra att först välja anläggning och sedan planera efter utbudet som existerar.

Som saker och ting börjar falla på plats är det värt att göra en preliminärbokning på en anläggning. Detta låter en sedan fastställa exakt hur många som kommer innan man fullföljer bokningen. Se alltid till att höra efter hur lång tid det max får vara mellan dessa två. Experter menar att om man vill få precis det upplägg man tänkt sig är det klokt att se till att boka mellan sex till tolv månader innan konferensen.

Slutligen är det värt att tänka på hur lik den förra konferensen nästa egentligen är. Tänk på att ombyte kan vara riktigt positivt för alla deltagare, även om den förra konferensen var riktigt lyckad.